kawanuasatu.com (Minut)-- Dinas Perpustakaan dan Kearsipan (DPK) Kabupaten Minahasa Utara libatkan berbagai pihak dalam penyusunan standar pelayanan di dinas tersebut demi menciptakan kualitas pelayanan.

Kegiatan tersebut dikemas dalam Forum Konsultasi Publik (FKP), yang berlangsung di lantai III Gedung Kantor Perpustakaan Minahasa Utara, Kamis, dibuka secara resmi oleh Kepala Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Minut, Marthen Sumampouw.

“Standar pelayanan yang kami miliki tidak akan optimal jika hanya disusun secara sederhana. Karena itu, kegiatan Forum Konsultasi Publik hari ini menjadi sangat penting dan krusial, sekaligus menghimpun masukan masyarakat dalam rangka meningkatkan kualitas pelayanan perpustakaan dan kearsipan,” ujar Kadis Marthen.

Menurutnya, forum tersebut menjadi ruang bersama untuk mendiskusikan sekaligus mengevaluasi berbagai komponen standar pelayanan, mulai dari jenis layanan, persyaratan, jangka waktu penyelesaian hingga biaya apabila terdapat layanan yang dikenakan tarif.

Melalui forum tersebut, pihaknya juga membuka ruang seluas-luasnya bagi peserta untuk menyampaikan kritik, saran dan masukan konstruktif.

“Kami ingin menampung masukan serta kritik yang membangun untuk meningkatkan layanan. Kita juga ingin membangun komitmen bersama guna mewujudkan transparansi dan peningkatan kualitas pelayanan yang berorientasi pada kepuasan masyarakat,” katanya.

Marthen mengatakan, pelayanan publik yang baik harus dibangun melalui komunikasi terbuka dan partisipasi aktif masyarakat. Karena itu, pihaknya mengharapkan masukan dari seluruh peserta dapat menjadi bahan penyempurnaan standar pelayanan Dinas Perpustakaan dan Kearsipan ke depan, termasuk dari sisi digitalisasi, kemudahan akses maupun tata kelola layanan yang lebih sederhana, modern dan responsif.

“Layanan publik yang baik berawal dari komunikasi yang terbuka dan partisipasi aktif masyarakat. Kami sangat mengharapkan saran yang konstruktif dari bapak dan ibu sekalian demi perbaikan layanan perpustakaan dan kearsipan ke depan,” ungkapnya.

Dalam arahannya, Marthen mengatakan, penyusunan standar pelayanan tidak cukup dilakukan secara sederhana dan hanya menjadi dokumen administratif. Menurutnya, standar pelayanan harus disusun melalui proses yang mampu mengakomodasi kebutuhan serta pengalaman masyarakat sebagai pengguna layanan.

Forum tersebut dihadiri jajaran Dinas Perpustakaan dan Kearsipan, masyarakat pengguna layanan, akademisi, organisasi masyarakat, unsur pers, instansi terkait serta pemangku kepentingan lainnya.

Sementara itu, Sekretaris Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Minut Indria Trigno menyampaikan, salah satu inovasi layanan yang telah dikembangkan, yakni layanan e-book yang dapat diakses masyarakat di kawasan Mal Pelayanan Publik (MPP).

Sekretaris dinas mengatakan, sebanyak 250 judul buku tersedia dalam layanan digital tersebut dan dapat diakses dalam radius sekitar satu kilometer dari MPP. Layanan itu diharapkan dapat menjadi alternatif bagi masyarakat untuk memanfaatkan waktu saat berada di MPP.

“Ketika sedang menunggu pelayanan di MPP, masyarakat bisa menikmati layanan bacaan dari Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Minut. Daripada hanya scrolling media sosial, masyarakat bisa memanfaatkan waktu dengan membaca buku digital,” ujarnya.

Indria menambahkan, upaya memperluas akses literasi juga dilakukan melalui penguatan perpustakaan di desa dan kelurahan, rumah ibadah serta fasilitas kesehatan. Menurutnya, sejumlah perpustakaan desa dan kelurahan, rumah ibadah serta puskesmas telah mendapatkan bantuan koleksi sekitar 1.000 judul buku dari Perpustakaan Nasional beberapa tahun lalu. Untuk memenuhi kebutuhan buku di sekolah, pihaknya juga telah mengusulkan penambahan koleksi.

“Untuk buku sekolah, sudah kami usulkan. Tahun 2026 ini kami juga akan merekomendasikan beberapa desa untuk diusulkan ke Perpustakaan Nasional agar mendapatkan bantuan,” jelasnya.

Dalam forum tersebut juga terungkap bahwa pembahasan rancangan standar pelayanan lebih banyak diarahkan pada bidang perpustakaan, sementara bidang kearsipan lebih banyak berkaitan dengan pelayanan internal pemerintahan.

Pada sektor kearsipan, layanan administrasi pemerintahan mulai diarahkan pada pemanfaatan sistem digital melalui aplikasi SRIKANDI.

Perwakilan bidang kearsipan menjelaskan, pengelolaan naskah surat dilakukan melalui aplikasi tersebut, sementara pengelolaan arsip juga terus diarahkan menuju digitalisasi oleh masing-masing perangkat daerah.

Selain pengelolaan arsip, Dinas Perpustakaan dan Kearsipan juga memberikan layanan terkait penyusunan dan pengelolaan arsip bagi perangkat daerah.

Langkah digitalisasi tersebut diharapkan dapat meningkatkan efisiensi, keamanan, ketertiban dan kemudahan dalam pengelolaan arsip pemerintahan.

Kepala Bidang Perpustakaan Deasy Ombuh menjelaskan, setiap pengguna layanan tetap harus memenuhi persyaratan tertentu sesuai jenis layanan yang digunakan.

Untuk layanan peminjaman buku yang dibawa pulang, misalnya, masyarakat terlebih dahulu harus terdaftar sebagai anggota perpustakaan.

Deasy mengatakan, keterbatasan dalam pelayanan juga menjadi salah satu hal yang terus dievaluasi. Dinas Perpustakaan dan Kearsipan dalam menjalankan layanan melibatkan sekolah dan pemerintah kecamatan. Untuk mempermudah komunikasi dengan masyarakat, layanan informasi juga tersedia melalui sejumlah kanal digital, antara lain media sosial, Instagram, WhatsApp dan email.

“Semua saran dan masukan yang disampaikan dalam forum ini akan kami tampung untuk melengkapi standar pelayanan Dinas Perpustakaan dan Kearsipan,” kata Deasy.

Menurutnya, penyempurnaan standar pelayanan tersebut diharapkan dapat menunjang program Pemerintah Kabupaten Minahasa Utara, termasuk dalam meningkatkan kualitas sumber daya manusia melalui budaya literasi.

Forum tersebut, pengawas sekolah turut memberikan masukan terkait pengelolaan perpustakaan di lingkungan satuan pendidikan.

Pengawas sekolah mengusulkan agar Dinas Perpustakaan dan Kearsipan turut memperkuat pengawasan dan pembinaan terhadap pelayanan serta pengelolaan perpustakaan sekolah.

Hal tersebut dinilai penting karena masih ditemukan sekolah yang memiliki tingkat literasi rendah, sehingga keberadaan perpustakaan belum sepenuhnya dimanfaatkan secara optimal.

Perpustakaan sekolah, menurutnya, jangan sampai hanya menjadi tempat menyimpan atau memajang buku. Sebaliknya, harus menjadi ruang yang mampu membangkitkan minat baca dan mendukung proses pembelajaran siswa.

Masukan tersebut menjadi salah satu perhatian dalam forum, terutama dalam upaya membangun ekosistem literasi yang lebih kuat sejak jenjang pendidikan dasar.

Sementara Perwakilan media massa yang hadir dalam forum juga menyampaikan sejumlah usulan untuk memperkuat rancangan standar pelayanan.

Ada tiga poin utama yang harus dilakukan, Pertama, standar pelayanan harus dibuat sederhana dan konkret. Standar tidak boleh hanya menjadi dokumen administratif, tetapi harus menjawab kebutuhan masyarakat secara jelas, mulai dari persyaratan, prosedur, jangka waktu, biaya apabila ada, hingga mekanisme pengaduan apabila pelayanan tidak sesuai.

Kedua, standar waktu pelayanan harus terukur. Setiap jenis pelayanan diharapkan memiliki batas waktu penyelesaian yang jelas sehingga masyarakat memperoleh kepastian sekaligus menjadi ukuran kinerja bagi petugas pelayanan.

Ketiga, layanan perpustakaan berbasis digital perlu diperkuat. Masyarakat diharapkan ke depan dapat memperoleh kemudahan dalam pendaftaran anggota, pencarian koleksi, peminjaman atau perpanjangan buku serta layanan informasi tertentu secara digital.

Masukan juga datang dari Relawan Literasi Masyarakat (Relima). Mereka mendorong Dinas Perpustakaan dan Kearsipan lebih aktif melakukan sosialisasi kepada masyarakat mengenai keberadaan lokasi perpustakaan maupun berbagai program literasi yang tersedia.

Sosialisasi dinilai penting agar masyarakat tidak hanya mengetahui keberadaan perpustakaan, tetapi juga memahami berbagai program yang dapat dimanfaatkan untuk meningkatkan mutu dan kualitas bacaan.

Selain itu, peserta forum turut menyoroti kebutuhan layanan bagi masyarakat yang berada di wilayah pesisir dan kepulauan.

Pernyataan itu terkait kondisi geografis Minahasa Utara yang memiliki wilayah pesisir dan kepulauan dinilai membutuhkan pola pelayanan yang lebih adaptif agar akses terhadap bahan bacaan dan layanan perpustakaan tidak hanya terpusat di wilayah perkotaan.

Forum Konsultasi Publik tersebut menjadi ruang bagi pemerintah dan masyarakat untuk menyelaraskan rancangan standar pelayanan dengan kebutuhan pengguna layanan.

Kegiatan ini tidak hanya membahas aspek teknis pelayanan, tetapi juga menjadi wadah membangun komitmen bersama agar penyelenggaraan layanan perpustakaan dan kearsipan lebih transparan, akuntabel, partisipatif dan berorientasi pada kepuasan masyarakat.

Dalam forum itu, Kepala Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Minut Marthen Sumampouw, Sekretaris Dinas Indria Trigno, Kepala Bidang Perpustakaan Deasy Ombuh, serta Kepala Bidang Kearsipan Begin Sondakh bersama jajaran mengikuti proses diskusi dan menerima berbagai masukan dari peserta.(MRT)